Chief of Staff (m/w/d)

Die Rolle

Als Chief of Staff arbeitest du direkt mit der Geschäftsführung zusammen und bist das operative Rückgrat der Unternehmensleitung. Du koordinierst nicht nur, du verantwortest komplexe bereichsübergreifende Projekte, baust die Management-Infrastruktur weiter aus (Reporting, KPIs, Entscheidungsvorlagen) und stellst sicher, dass strategische Prioritäten in konsequente Umsetzung übersetzt werden.

Die Rolle verbindet vier Schwerpunkte:

• Digitalisierung
• Performance-Reporting & KPI-Steuerung
• operative Geschäftsleitungsunterstützung
• Post-Merger-Integration

Du wechselst souverän zwischen Projektsteuerungsrunde und Investorenunterlage und lieferst in beiden Kontexten auf Management-Niveau.

Der richtige Kandidat ist analytisch stark, operativ glaubwürdig und durchsetzungsfähig und er ist jemand, der Fachbereiche und externe Partner ohne disziplinarische Autorität verbindlich hält und Vertrauen durch Qualität und Verlässlichkeit aufbaut.

Deine Aufgaben

Digitalisierungsprojekte

• Leitung von Digitalisierungs- und Systemprojekten von der Zieldefinition bis zum Go-live inkl. Scope, Anforderungen, Projektplan, Testing, Rollout und Übergabe in den Regelbetrieb.
• Anforderungen in den Fachbereichen erheben und strukturieren; Use Cases, Prozess-/Datenanforderungen und Abnahmekriterien präzise dokumentieren.
• Rollout- und Schulungskonzepte erstellen; Hypercare-Phase steuern und Übergabe mit klaren Verantwortlichkeiten sicherstellen.
• Externe Softwareanbieter und Implementierungspartner steuern: Leistungsumfang und Liefergegenstände nachhalten, Change Requests bewerten, Abnahmen organisieren, Qualitätsabweichungen adressieren.

Performance-Reporting & KPI-Steuerung

• KPI-Framework für Betrieb und Vertrieb aufbauen und weiterentwickeln inkl. Definitionen, Berechnungslogik, Datenquellen und Reporting-Rhythmus.
• Regelmäßige Reporting-Routinen (weekly/monthly) betreiben: Daten konsolidieren, Plausibilitätschecks durchführen, Abweichungen und Trendentwicklungen managementtauglich aufbereiten.
• Performance-Reviews vorbereiten und moderieren; Maßnahmen, Verantwortliche und Termine dokumentieren und Fortschritt konsequent nachverfolgen.

Geschäftsleitungsunterstützung

• Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung erstellen: Handlungsoptionen, Auswirkungen, Risiken und Empfehlung bewerten zu Themen wie Investitionen, Organisation, Preisgestaltung und strategischen Grundsatzfragen.
• Management- und Gremientermine vorbereiten und nachbereiten (Beirat/Investoren, Banken, Jahresplanung): Agenda, konsolidierte Unterlagen, Protokoll, offene-Punkte-Tracking.
• Ad-hoc-Analysen und Sonderaufträge der Geschäftsführung übernehmen: unklare Fragestellungen schnell strukturieren, relevante Daten aufbereiten, Ergebnisse und Handlungsoptionen klar kommunizieren.

Post-Merger-Integration (PMI)

• Integrationspläne nach Zukäufen aufsetzen und pflegen: Workstreams, Meilensteine, Verantwortliche, Abhängigkeiten.
• Fortschritt der Workstreams konsolidieren, Abweichungen und Risiken transparent machen, Status-Updates für Geschäftsführung und Investoren/Beirat erstellen.
• Sensible Integrationsthemen mit der erforderlichen Diskretion im investorennahen Umfeld managen.

Bereichsübergreifende Koordination & Stakeholder-Management

• Bereichsübergreifende Abstimmungen im Auftrag der Geschäftsführung strukturieren und moderieren; Zielkonflikte und Abhängigkeiten transparent machen und zur Klärung bringen.
• Externe Berater und Dienstleister im Interesse des Unternehmens koordinieren.
• Verbindlichkeit herstellen: Zusagen von Fachbereichen und externen Partnern einfordern und Eskalationsbedarfe konsequent adressieren.

Was du mitbringst

Profil

• 3–6 Jahre Berufserfahrung in Unternehmensberatung, Corporate Development, Strategie oder einer vergleichbaren Funktion mit hoher bereichsübergreifender Verantwortung.
• Nachweisliche Erfahrung in der Leitung oder Co-Leitung von Digitalisierungs- oder IT-nahen Projekten wie Systemeinführungen, Prozessrollouts oder vergleichbare Vorhaben in operativen Organisationen.
• Abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaft, Wirtschaftsingenieurwesen, Volkswirtschaft oder einem vergleichbaren Studiengang.
• Verhandlungssicheres Deutsch ist ein Muss.
• Erfahrung im Aufbau oder Betrieb von KPI- und Management-Reporting-Systemen; Verständnis für betriebliche und vertriebliche Steuerungsgrößen.
• Berührungspunkte mit M&A oder Post-Merger-Integration sind ein klarer Vorteil.

Fähigkeiten & Kompetenzen

• Sehr sicherer Umgang mit Excel und PowerPoint als primäre Analyse- und Kommunikationswerkzeuge, nicht nur unterstützend.
• Fähigkeit, zwischen operativen/kaufmännischen Fachbereichen und technischen Umsetzungspartnern zu übersetzen.
• Strukturiertes Anforderungsmanagement: von der Workshop-Moderation über Use-Case-Dokumentation bis zur Abnahmelogik.
• Eigenständige, ergebnisorientierte Arbeitsweise in einem unternehmerisch geprägten, schnelllebigen Umfeld mit wechselnden Prioritäten.
• Analytisch stark: unklare Themen schnell strukturieren, Ursachen identifizieren, klare Empfehlungen unter Zeitdruck formulieren.
• Hohe interpersonelle Glaubwürdigkeit: Führungskräfte und Fachbereiche im delegierten Mandat verbindlich halten ohne Reibung zu erzeugen.
• Absolute Diskretion im Umgang mit investorennahen, M&A-relevanten und kaufmännisch sensiblen Inhalten.

Was DARE bietet

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung mit hoher Sichtbarkeit, echter Entscheidungsnähe.
• Attraktives Vergütungspaket und Dienstwagen – auch zur privaten Nutzung
• Hybrides Arbeitsmodell
• Eigenverantwortung für substanzielle Themen von Beginn an, eine Rolle mit viel Verantwortung.
• Aktive M&A-Agenda: Exposure in Integrationsmanagement und Investorenreporting ab dem ersten Tag.
• Ein Unternehmen auf Wachstumskurs – operative Professionalität trifft auf Wachstumsambitionen